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Retour d’expérience et gestion post-crise Covid-19

Retour d’expérience et gestion post-crise Covid-19

Alors que la reprise et le déconfinement sont en cours depuis plusieurs mois, Jean Marc Mongredin, directeur adjoint comptabilité chez Ellisphere revient sur les bouleversements provoqués par la crise Covid-19 et livre sa perception des principaux enseignements retenus de cette période.

En l’espace de quelques jours, la crise Covid-19 a bouleversé nos habitudes. Son impact sanitaire a été, et est encore douloureux ; son impact économique et social est et sera très important. Paradoxalement, cette pandémie met en lumière de nouvelles façons de voir le monde, le travail, la technologie, l’environnement. Elle vient ainsi nous interroger sur notre niveau de préparation face à un tel événement, et nous invite à réfléchir à de nouvelles organisations au sein des entreprises, pour affronter au mieux d’éventuelles prochaines crises.

Disposer de plans de continuité d’activité (PCA) opérationnels en s’appuyant sur des procédures claires et connues de tous

Chaque service de la direction financière (comptabilité clients, fournisseurs, trésorerie, relance, facturation…) dispose de procédures et de modes opératoires qui offrent un cadre structurant, voire rassurant particulièrement lors de situations exceptionnelles.

Toutes les procédures ont pour but de lutter contre les fraudes, de respecter les processus internes, de se plier à la réglementation comptable, fiscale ou commerciale. Elles permettent également de continuer à travailler « normalement » tout en restant fiable et rigoureux.

Ellisphere, comme beaucoup d’entreprises, avait déjà préventivement élaboré et testé des PCA. Toutefois, comme toutes les acteurs économiques, nous n’avions pas imaginé une crise de cette nature, d’une telle ampleur. Heureusement, l’informatisation puis la digitalisation engagées de longue date de nos métiers nous ont permis de conserver, dans la durée, la même niveau de qualité de notre activité.

Naturellement, certaines difficultés opérationnelles ont été rencontrées. La première d’entre elles a concerné la circulation du papier et certaines opérations manuelles. En effet, un très grand nombre d’édition de factures clients, de réception de factures fournisseurs papier, d’émission et de réception de chèques, continuait d’être traité via les services postaux et acheminé physiquement sur les lieux de travail.

Cette crise nous engage donc à revoir au plus vite cette brique de « l’ancien monde ». Notre nouvelle ambition est par conséquent d’atteindre au plus près le zéro papier dans les échanges, d’envoyer et de recevoir des factures dématérialisées sur n’importe quels boîtes email et serveurs, de bannir les chèques au profit des virements. Avec la crise (ou grâce à elle ?), nous sommes ainsi passés de 15 % de factures digitalisées à près de 50 % en quelques semaines.

Anticiper et envisager des fonctionnements différents

Accepter de récupérer et d’émettre les courriers une seule fois par semaine au plus fort de la crise, de ne plus être « à J » comme communément dit, ont été de nouvelles habitudes. Il a fallu s’adapter, décaler les relances pour s’assurer de la non-réception d’un chèque, recalculer quotidiennement nos positions de trésorerie…

La question de la signature « physique » des documents, particulièrement des nouveaux contrats, a été également une problématique rencontrée… En conséquence, nous travaillons dorénavant au remplacement de la signature manuelle par une signature électronique certifiée.

Accepter de ne plus systématiquement se voir physiquement pour formaliser et faire avancer des projets, utiliser en permanence un client de messagerie font désormais partie des habitudes à prendre.

 

Gérer au mieux les ressources tant humaines que matérielles

En travaillant hors du bureau, le plus souvent à domicile, nous avons dû apprendre à redéfinir notre temps, et la séparation entre vie professionnelle et vie privée. Tout l’enjeu pour les entreprises a été de redéfinir le rapport de confiance envers les collaborateurs.

Par ailleurs, pour réussir ce saut dans l’inconnu du télétravail généralisé, il a fallu trouver toutes les ressources humaines et matérielles pour permettre non pas 10 %, mais 100 % de télétravailleurs pour les postes permettant cette mutation.

Le télétravail et la distanciation physique qu’il impose, invitent à initier un nouveau mode de management où la relation de confiance occupe une place majeure ; le contrôle devient alors un moyen et non plus une fin. Bien entendu, pour s’opérer au mieux, cette évolution doit être portée par le top management de chaque entreprise.

 

Piloter autrement à l’heure du post-crise

La crise a montré l’importance des indicateurs financiers, ainsi que la capacité à être agile pour réviser au mieux et au plus vite les estimations, les budgets. Ainsi, seules les entreprises ayant un système d’information mature ont pu ajuster aisément leur organisation dans cette tempête.

Adaptation oblige, les financiers ont fabriqué un nouvel indicateur qui permet de mieux identifier et gérer l’impact de la crise économique dans les comptes. Le nom de cet indicateur est un nouvel acronyme baptisé « EBITDAC ». En réalité, il s’agit de l’EBITDA, un indicateur de performance déjà utilisé par les directions financières, avec un C pour Coronavirus. Cet acronyme anglais signifie « Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, Amortization & Covid », soit « bénéfice avant intérêts, impôts, dépréciations, amortissements, retraité des effets liés au coronavirus ».

Pour conclure, suite à cette tempête sanitaire et économique mondiale, je pense que nous devons, demain, au sein de nos organisations, être les promoteurs d’une évolution profonde, plaçant plus que jamais l’humain au centre de l’entreprise : un choix plus large de modes de travail pour moins de contraintes, davantage de digital pour moins de papier, plus d’agilité et moins de process inutiles, plus de confiance et moins de contrôles superflus, sont les défis auxquels nous devons répondre.

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