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La connaissance fournisseur (KYS ou KYV*), pendant de la connaissance client, est une priorité pour les directions achats. Cette importance croît de manière significative et constante avec la mise en place de différentes réglementations.

Évoquée précédemment, la connaissance fournisseur est dorénavant un passage obligé pour les directions achats. Elle peut prendre différentes formes, tant cette notion recoupe de nombreuses matérialisations et applications. Il serait donc réducteur de limiter le KYS aux grandes entreprises et notamment celles assujetties à la loi Sapin II. A l’instar de Monsieur Jourdain chez Molière, toutes les entreprises font, ou devraient faire, du KYS. De plus, ces actions de mise en conformité s’inscrivent également dans les procédures de gestion du risque fournisseur.

L’obligation de vigilance, le premier pas d’une démarche KYS

L’obligation de vigilance documentaire présente dans le code du travail posait dès sa création les premiers impératifs d’une démarche KYS*. On parle aujourd’hui davantage d’obligation de vigilance pour présenter les articles L8221-1 et suivants du Code du travail. Ils s’inscrivent dans la lutte contre le travail dissimulé notamment. Concrètement, les entreprises doivent dès lors que leur chiffre d’affaires avec un fournisseur dépasse 5 000 euros annuel, collecter trois documents. La collecte porte sur le Kbis, une attestation de vigilance (fournie par l’ URSSAF) et la liste des travailleurs étrangers. Les documents doivent également être contrôlés pour attester de leur validité, archivés et ré-actualisés tous les 6 mois.

De ce fait, cette obligation concerne à une échelle plus ou moins importante une très grande partie des sociétés françaises. Deux possibilités s’offrent aux donneurs d’ordre : internaliser ou externaliser auprès de sociétés spécialisées dans la mise en conformité liées à ces problématiques.

Une internalisation qui peut virer au casse-tête

Internaliser ces tâches ne présente pas une complexité importante mais nécessite davantage une rigueur et des procédures pointues. Il s’agit de tâches simples à répéter régulièrement et fréquemment. C’est pour cela que pour une entreprise avec peu de fournisseurs à suivre, il s’agit d’une activité soutenable. Cela reste cependant une activité très chronophage à exécuter avec minutie. Il faut ainsi s’assurer que chaque document soit constamment valide. Cela nécessite donc de jongler avec des dates d’échéances très variables au sein d’un même fournisseur (les dates des documents peuvent différer entre elles) et entre les différents fournisseurs.

L’externalisation permet la simplification

C’est donc naturellement que de plus en plus d’entreprises se tournent vers la sous-traitance de ces tâches. Le premier bénéfice à cela est de concentrer les équipes achats sur les tâches à plus forte valeur ajoutée (sourcing, relation fournisseur). L’externalisation permet d’automatiser ces procédures, de bénéficier de mutualisation dans la collecte de documents entre les différents clients du prestataire. Cela permet donc d’être conforme et de valider des informations comme l’existence légale et des informations d’identité de sa contrepartie. C’est donc une base précieuse pour un référentiel fournisseur actionnable dans ses démarches de gestion du risque.

Des sanctions aux impacts importants

Pour rappel, les sanctions peuvent impacter considérablement l’entreprise. Le donneur d’ordres s’expose, en cas de manquement, à une solidarité financière vis-à-vis du paiement des cotisations de son sous-traitant et à des sanctions pénales au même titre que le fournisseur incriminé. Parmi celles-ci, citons par exemple : des peines d’emprisonnement, des amendes pouvant aller jusqu’à 225 000 euros, l’interdiction d’exercer son activité professionnelle ou l’interdiction de postuler à des marchés publics.

L’obligation de vigilance souvent sous-estimée dans ses impacts n’est pas l’apanage de quelques secteurs d’activités. Bien entendu, certains ont une exposition au risque de travail dissimulé plus forte de par leur activité, mais cette problématique reste commune à la totalité des sociétés françaises. S’y conformer  permet d’une part de se prémunir de risques importants. Cela contribue d’autre part à enrayer les pratiques liées au travail dissimulé et participe enfin à davantage de transparence dans les relations économiques. C’est enfin comme nous l’avons vu, une porte d’entrée vers des démarches KYS plus poussées qui apportent de réels bénéfices aux sociétés.

* KYS et KYV pour Know your Supplier ou Know your Vendor

**  L’obligation de vigilance documentaire est un principe pré-existant à la loi n° 2017-399 du 27 mars 2017 relative au devoir de vigilance des sociétés mères et des entreprises donneuses d’ordre.

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