Comment limiter le risque de retard de paiement et d’impayé ?

06 octobre 2020

Bernard Simon Gestion des risques 4 minutes

Accorder des délais de règlement à ses clients (30, 45 ou 60 jours) est une pratique répandue. Elle repose sur la confiance, mais comporte toujours des risques : retard de paiement, ou défaut de paiement. Ces risques une fois avérés ont pour conséquence directe de forte tension sur la trésorerie, avec comme spectre ultime la cessation de paiement.

Le poste client est le chiffre d’affaires non encaissé. Il représente en France environ 40 % de l’actif d’une entreprise ou 20% de son chiffre d’affaires annuel (environ 2 mois). Une entreprise française sur quatre rencontre des difficultés économiques dues à un retard de paiement. C’est pourquoi il est important de bien comprendre cet enjeu afin d’adopter les bonnes pratiques selon les différentes phases : prévention, pré-contentieux, relance amiable ou recouvrement judiciaire.

Les causes de retard de paiement liées au client

Le retard de paiement est un état de fait. Il a un impact financier sur les entreprises. Parmi les motifs de retard de règlement client, on trouve les motifs suivants :

L’oubli
Les processus de validation des factures longs et complexes (fréquents au sein des grands groupes ou des administrations…)
Les litiges ou les désaccords sur la nature, l’objet ou le volume des marchandises vendues ou des prestations effectuées. Plus de 70% des retards de paiement ont une cause liée à un litige. Exemple : qualité des factures, pièces justificatives manquantes, marchandises non conformes, etc.
- La mauvaise foi
- La difficulté financière ou problème de trésorerie
….

Les causes liées à l’entreprise fournisseur

Du côté de l’entreprise fournisseur, les raisons à l’origine d’un retard de paiement sont également multiples :

Les factures erronées et l’erreur de livraison
Le manque de temps ou de ressource dédiée au suivi ainsi qu’à la réclamation des paiements
L’absence d’information centralisée et un manque de visibilité sur les factures non payées
La peur de réclamer afin de préserver la relation avec les clients
La non-connaissance des procédures de mise en demeure et de contentieux pour gérer les factures impayées

Les causes principales du retard de paiement liées à l’entreprise fournisseur
28%	Processus commercial
37%	Processus de facturation
16%	Processus de recouvrement
37%	Dysfonctionnement de l’entreprise

Les processus à mettre en place dans une culture du cash saine

Le retard de paiement d’une facture est un écueil fréquemment rencontré. Pour gérer au mieux ce risque tout en préservant la relation client, les dirigeants et décideurs d’entreprise doivent mettre en place des processus internes rigoureux.

Trois grandes catégories de processus : thématiques principales
Détenir une information fiable et actualisée sur ses clients	Données juridiques : extrait K-bis, capital social, date de création Données financières. : la solvabilité d’un client pouvant évoluer rapidement, il est indispensable d’actualiser régulièrement cette information
Définir précisément les conditions de facturation et de règlement	Déterminer une politique d’encours claire Catégoriser par profil payeur : isoler les mauvais payeurs des bons, différencier par taille d’entreprise Facturer rapidement Suivre les délais de règlement de factures Demander des garanties La caution Le gage et le nantissement L’acompte Connaître les clauses commerciales utiles Limiter le délai de réclamation des clients Clause compromissoire avec désignation d’arbitre Clause attributive de compétence Couvrir le risque d’impayé (assurance-crédit – qui peut être associé à une société d’affacturage
Rédiger correctement les documents contractuels, comptables et commerciaux	Définir précisément les Conditions Générales de Vente (CGV) en y mentionnant clairement le délai de paiement des factures, les réserves de propriété ainsi que les pénalités de retard Rédiger des factures lisibles contenant toutes les informations nécessaires Faire signer bon de commande, devis et bon de livraison