Le traitement des faux positifs est un sujet important qu’appréhendent très souvent les entreprises assujetties. Pourquoi ?
Si elles disposent d’équipes dédiées Compliance, les tâches de remédiation sont souvent jugées trop chronophages, répétitives et à faible valeur pour des personnes généralement qualifiées peu enclin à faire de la production.
Pour les entreprises qui confient les Due diligences à des opérationnels de leur organisation non expérimenté Conformité – que ce soient des acheteurs, des commerciaux ou des communicants ou expert RSE, le problème pour eux est de les apprendre à le faire. Culture du changement et de motivation !
Donc quelle que soit l’organisation, soulager les utilisateurs sur cette tâche de traitement des faux positifs est un vrai sujet épineux.
Optimiser la solution de screening
Chaque solution cherche à s’améliorer pour limiter les faux positifs.
Chez ELLISPHERE, nous rassemblons au sein d’une même plateforme toute la data KYB ELIISPHERE sur les entreprises que nous agrégeons avec celles de partenaires de screening. Vous en connaissez certainement certains comme LSEG, LEXIS NEXIS, DOW JONES, ACURIS.
1er enjeu : bien paramétrer l’appel qui génère la correspondance.
Vous pouvez aussi jouer sur le % de matching qu’offre la plateforme pour caler ce qui vous parait acceptable en fonction de vos risques.
A titre d’exemple, nos clients choisissent un calage à 90% mais certains qui veulent limiter les faux positifs le montent même à 95%. Eviter le matching à 100% qui limitent les faux positifs mais vous exposent à passer à côté d’une information critique utile.
Acuris qui est notre principal partenaire travaille déjà pour avoir une base la plus exhaustive possible.
Et de notre côté, nous pouvons aussi ajouter une surcouche de fonctionnalité pour éliminer automatiquement des faux positifs ou faciliter son traitement par exemple en valorisant dans la PTF les identifiants communs. Concrètement nous pouvons faire un rapprochement automatique lorsqu’un identifiant commun non discutable existe comme par exemple le Numéro de SIREN. C’est ce que nous réalisons dans Compliance For Business.
Déléguer la tâche de remédiation
Une autre solution pour s’enlever cette épine du pied est de déléguer la tâche en l’enlevant aux opérationnels.
Cela a certes un coût qu’il faut comparer au gain de temps libéré et à la motivation des équipes opérationnelles.
Il faut alors isoler cette tâche qui sera réalisée par un sous-traitant qualifié qui réalisera la production des remédiations sur la base d’une procédure précise pour discerner le faux du vrai, voire – en identifiant après analyse – le possible.
Nous avons identifié clairement chez ELLISPHERE le besoin et nous proposons actuellement cette offre de service à nos clients pour les soulager de ces tâches chronophages aussi bien sur leur stock que sur le flux.
Nous agissons alors en tant que partenaire de notre client sur une partie de la due diligence en apportant du personnel qualifié mutualisé pour tous nos clients assujettis.
Il est important de préciser que cela n’enlève en rien la capacité des opérationnels à créer des évaluations, à qualifier leurs tiers, à renseigner leur connaissance sur leurs tiers, à apprécier le risque, à le mitiger et à prendre une décision.
Si vous décidez de laisser ces tâches aux opérationnels, il est recommandé de mettre en place une procédure écrite sur le traitement des faux positifs qui va vivre avec le temps et qui servira de guide pour harmoniser le traitement. Vous pouvez aussi décider de transférer les tâches les plus complexes à une équipe de niveau 2 . A souligner que cette procédure est indispensable en cas de sous-traitance.
